Tematisko pārbaudi par grāmatvedības uzskaiti un organizāciju veic, lai pārliecinātos, vai tiek ievēroti vispārīgie grāmatvedības organizācijas principi:
- Uzņēmuma vadītājs ir apstiprinājis normatīvajos aktos noteiktos grāmatvedības organizācijas dokumentus.
- Saimnieciskie darījumi ir iegrāmatoti grāmatvedības reģistros, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem.
- Ieraksti grāmatvedības reģistros izdarīti savlaicīgi, tie ir pilnīgi, precīzi, un to saturs neatšķiras no attaisnojuma dokumentos minētajiem.
- Kases grāmata un kases ieņēmumu un izdevumu orderi noformēti saskaņā ar normatīvo aktu prasībām.
- Inventarizācijas rezultāti noformēti atbilstoši normatīvo aktu prasībām.
- Uzņēmumā izmantotās grāmatvedības datorprogrammas ir legālas.
Grāmatvedības uzskaites tematiskajās pārbaudēs tiek konstatētas tālāk minētās neatbilstības.
- Vadītājs nav apstiprinājis grāmatvedības organizācijas dokumentus, vai arī tie ir nepilnīgi, neatbilst uzņēmuma saimnieciskajai darbībai un organizatoriskajai struktūrai. Attaisnojuma dokumenti nav noformēti atbilstoši normatīvo aktu prasībām.
Piemēram, kā attaisnojuma dokuments tiek izmantots kases čeks, kurā nav norādīts darījuma partneris (nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese), attaisnojuma dokumentā nav paraksta par preces/pakalpojuma saņemšanu.
Likuma “Par grāmatvedību” 7. pants nosaka, kādiem rekvizītiem obligāti jābūt attaisnojuma dokumentos, pamatojoties uz kuriem izdara ierakstus grāmatvedības reģistros.
- Uz attaisnojuma dokumentiem nav norādīts kontējums, ieraksta grāmatvedības reģistrā kārtas numurs.
- Uzņēmumā nav veikta inventarizācija.
Saskaņā ar likuma "Par grāmatvedību" 11. pantu uzņēmumam katra pārskata gada beigās jāveic inventarizācija, tās rezultātus atspoguļojot inventarizācijas pārskatos.
- Labojumi attaisnojuma dokumentos un grāmatvedības reģistros veikti neatbilstoši normatīvo aktu prasībām.
Piemēram, labojumi tiek izdarīti ar korektoru, ieraksti veikti ar zīmuli, nav norādīts, kas un kad veicis labojumus, labojumi nav apstiprināti ar parakstu u.c.
Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumi Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" nosaka, ka „ja tiek laboti attaisnojuma dokumenti vai grāmatvedības reģistri, labojumu izdara ar jaunu ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu. Grāmatvedības reģistrus var labot, lietojot negatīvus skaitļus. Grāmatvedības dokumentus un reģistrus nedrīkst dzēst. Ja tiek laboti papīra dokumentu veidā sagatavotie attaisnojuma dokumenti un grāmatvedības reģistri, par katru labojumu norāda, kas, kad un kāpēc labojis, kā arī ar parakstu apstiprina tā persona, kura izdarījusi labojumu. Par attaisnojuma dokumentu labojumam var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā ir informācija, kurš grāmatvedības reģistrs vai attaisnojuma dokuments ir labojams.”
Ja grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski, tematiskās pārbaudes laikā VID amatpersonas pārbauda, vai tiek izmantota tāda grāmatvedības datorprogramma, kuras izmantošanas tiesības saskaņā ar Autortiesību likumu apliecina attiecīga licence vai licences līgums.
- Uzņēmums kases grāmatu nekārto katru dienu, ja uzņēmuma vidējie dienas skaidrās naudas ieņēmumi kasē ir lielāki par 100 latiem.
Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumu Nr. 584 "Kases operāciju uzskaites noteikumi" (turpmāk - MK noteikumi Nr.584) 4. punkts nosaka, ka kases grāmatu ir jākārto katru dienu, bet, ja uzņēmuma vidējie dienas skaidrās naudas ieņēmumi kasē nav lielāki par 100 latiem, uzņēmums kases grāmatu kārto reizi nedēļā.
- Pārkāpumi kases ieņēmumu un izdevumu orderu noformēšanā.
Piemēram, kases ieņēmumu un izdevumu orderos nav parakstu par naudas saņemšanu/izsniegšanu, kases ieņēmumu orderos nav norādīts fiziskās personas - skaidrās naudas maksātāja vārds, uzvārds un personas kods un saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums. Rekvizīti, kādiem jābūt norādītiem kases ieņēmumu un izdevumu orderos, ir noteikti MK noteikumu Nr. 584 14. un 15. punktā.
